Базы данных в OpenOffice.org

База данных в OpenOffice.org позволяет вставлять данные из внешних ресурсов. Источником может быть Adabas, JDBC, ODBC, ADO, dBase, текстовый файл, документ электронной таблицы или данные из адресной книги.

Основные понятия баз данных

Здесь не будет рассмотрена теория баз данных – только основные её понятия, с которыми можно работать в OpenOffice.org.

Таковыми являются:

·         источник данных – первичный ресурс;

·         таблица – наборы строк записей;

·         запрос – команда на языке SQL, модифицирующая данные или одно из их представлений для пользователя;

·         представление (формуляр, отчёт) – документ для печати.

Создание и настройка нового источника данных

Чтобы создать новый источник данных, нужно вызвать диалог в меню Сервис–>Исходные данные... .

Здесь можно редактировать уже существующие или создавать новые источники.

Для создания нажмите на кнопку Новый источник данных – появится новая запись в списке слева.

На первой закладке вводятся имя ресурса и источник ресурса; в поле Имя вводится имя БД.

В поле Тип базы данных вводится, собственно, тип БД. Как было сказано выше, это может быть Adabas, JDBC, ODBC, ADO, dBase, Текст, Документ электронной таблицы, Данные из адресной книги.

В поле Исходные данные URL вводится путь к базе данных или URL для доступа к таковой.

Следующие закладки в диалоге зависят от типа источника базы данных.

Для примера рассмотрим в качестве типа БД dBase. В поле Исходные данные URL нужно ввести путь к уже существующей базе данных dBase или директорию, в которой будут храниться данные.

На закладке dBase вводятся параметры созданной БД.

На закладке Таблицы показываются все таблицы, доступные в этой базе данных.

Над списком таблиц есть три кнопки, которые служат для создания новой таблицы а также, редактирования и удаления существующих.

При нажатии на кнопку создания таблицы будет вызван конструктор. Здесь требуется ввести поля и их типы; после окончания редактирования сохраните таблицу в базе данных, введя её название.

Кнопка редактирования вызовет тот же диалог. При удалении таблицы необходимо подтвердить операцию.

Работа с адресной книгой как с базой данных

Как уже было сказано выше, в качестве источника может выступать адресная книга, экспортированная в базу данных OpenOffice.org .

При первой загрузке OpenOffice.org программа спросит источник данных для адресной книги; в диалоге Исходные данные появится новый ресурс Адресная книга. Впрочем, можно пропустить ввод данных адресной книги при первом старте и добавить этот источник данных позже. Для использования адресной книги выберите её в исходных данных; в появившемся диалоге укажите источник.

Ввод и изменение данных в таблицах

Для ввода данных откройте Исходные данные с помощью кнопки на панели инструментов справа или клавишей F4. Нажатие на '+' около источника данных раскрывает список, в котором можно выбирать таблицы, запросы или отчёты; выбрав в нём нужную таблицу, можно вводить новые или изменять уже введённые данные.

Ввод и построение запросов

На закладке Запросы находится список запросов, которые можно добавлять, редактировать и удалять – для этого над списком есть шесть кнопок.

Первая кнопка служит для создания нового запроса с помощью построителя; в появившемся диалоге выберите таблицу, из которой будет сделана выборка. В данной версии OpenOffice.org не поддерживаются запросы с объединением таблиц, поэтому можно добавить только одну таблицу.

Вторая кнопка служит также для создания запроса, но с использованием языка SQL. В появившемся диалоге нужно ввести команду на выборку из таблицы. В данной версии OpenOffice.org не поддерживаются многотабличные и изменяющие данные запросы .

На панели инструментов диалога редактирования макроса есть несколько кнопок для работы с запросом.

Для отработки запроса нужно нажать на кнопку запуска. . Откроется дополнительная панель, содержащая таблицу с результатами запроса.

После кнопки запуска находится кнопка очистки запроса.

Для переключения между построителем запросов и текстом таковых используется кнопка переключения вида дизайнера .

Далее следуют дополнительные кнопки.

Первая из них используется для добавления таблицы в запрос .

Следующая группа кнопок используется для включения и выключения групп, используемых в запросе .

·         Первая кнопка позволяет использовать в запросе функции. При выключении функций из построителя запроса исключается возможность их ввода.

·         Вторая выключает показ названий таблиц в запросе.

·         Третья выключает псевдонимы к таблицам.

·         Четвёртая кнопка позволяет исключать из запроса повторяющиеся комбинации.

Создание отчётов

Отчёты создаются на последней закладке в диалоге Исходные данные. Здесь их можно создавать, редактировать, просматривать, подключать созданные ранее или удалять.

Первая кнопка служит для включения в список отчётов существующего файла.

Вторая кнопка служит для редактирования названия и пути к файлу отчёта; третья кнопка служит для исключения из списка отчёта.

Следующие две кнопки служат для просмотра и редактирования отчёта. При нажатии на одну из этих кнопок откроется файл с отчётом.

При просмотре отчёта можно перемещаться по записям, используя панель инструментов базы данных внизу окна.

Последняя кнопка служит для создания нового файла отчёта; в этом качестве может использоваться любой тип документа. При нажатии на кнопку выберите из списка тип отчёта. Для быстрого создания отчёта можно использовать функцию Автопилот... .

При выборе этой функции откроется новое окно и запустится макрос для создания автоотчёта; в появившемся диалоге поэтапно введите параметры.

На первом этапе выбирается источник данных, таблица или запрос, из которых будут браться данные, и поля, которые будут отображаться.

На втором вводятся параметры внешнего вида отчёта. Это расположение полей в отчёте, тип отображения элементов (может быть без границы, трёхмерный или плоский) и фон отчёта.

После настройки внешнего вида отчёта нажмите на кнопку Создать.

Созданные документы могут быть распечатаны так же, как и обыкновенный текстовый документ.

Данные могут быть вставлены в любой документ - для этого вставьте в него элемент управления Текстовое поле (кнопка Формуляр на левой панели).

В диалоге свойств формуляра (панель инструментов при выборе объекта) на закладке Данные выберите БД-источник; в поле Тип содержимого – происхождение данных (таблица или запрос). В поле Содержимое укажите элемент (таблицу, обычный или SQL-запрос), который будет использоваться в качестве данных.

В диалоге свойства элемента управления на закладке Данные задайте поле данных.

Для того, чтобы переключаться между режимами редактирования и просмотра элементов управления, в меню инструмента Формуляр используется кнопка Вкл./выкл. режим проекта.

Чтобы просмотреть данные, выключите режим проекта.

Внизу окна будет панель БД, с помощью которой можно перемещаться по записям, изменять и фильтровать их.